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Cronograma de Retenção de Dados
Os dados serão mantidos por 1) o período de tempo exigido por lei ou 2) conforme mostrado no gráfico abaixo, o que for maior. Esses são tempos mínimos e os dados podem ser retidos por períodos maiores a critério da Merit.
| Tipo de dados | Período Mínimo de Retenção |
|---|---|
| Inscrições, currículos, cartas de oferta e testes pré-emprego e resultados de testes de candidatos rejeitados | 4 semanas a partir do término do processo de seleção ou, mediante consentimento do candidato, 1 ano a partir do término do processo de seleção |
| Verificações de antecedentes de funcionários | 2 anos após a cessação do contrato de trabalho |
| Descrição de Benefícios por Funcionário | 5 anos após a cessação do contrato de trabalho |
| Acordos coletivos | Permanente, desde que atual |
| Relatórios EEO-1 | Manter o arquivamento anual mais recente |
| Formulários e Currículos de Funcionários | 2 anos a contar da data de cessação do contrato de trabalho |
| Planos de benefícios para funcionários sujeitos a ERISA (inclui planos relacionados a seguro saúde e odontológico, 401(k), invalidez de longo prazo e Formulário 5500) | 5 anos após rescisão do contrato de trabalho |
| Cartas de oferta para funcionários | 4 anos a partir da rescisão do empregado |
| Registros de testes de polígrafo de funcionários | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato |
| Registros de Empregados com Informações sobre Taxa de Pagamento de Remuneração Semanal; Avaliações de Mérito, Registros Relativos a Promoção, Rebaixamento, Transferência, Disciplina, Rescisão ou Seleção para Treinamento; Cópias dos Testes Dados aos Funcionários; Resultados de qualquer exame físico considerado em conexão | 5 anos após a cessação do contrato de trabalho |
| Registros fiscais de funcionários | 7 anos a partir da data de vencimento ou pagamento do imposto |
| Contratos de trabalho; Contratos de Trabalho e Rescisão | 7 anos a partir da data de rescisão |
| Elegibilidade e verificação de emprego (formulários I-9) | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato |
| Emprego de Menores—Nome, Endereço e Data de Nascimento; Certificado de Idade; Datas de Contratação e Rescisão; Horário(s) do(s) Período(s) de Refeição Diária(s); Total de Horas Trabalhadas em Cada Dia e Semana; Saída de Funcionário Menor Se Pago Fora do Tempo Decorrido; e quaisquer acordos de treinamento por escrito | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato |
| Emprego de Alunos Alunos—Aplicações de Emprego, Certificados que Autorizam Emprego e Notação de Ocupação | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato |
| Documentos de licença médica e familiar | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato |
| Trabalhadores deficientes pagos com um salário submínimo | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato |
| Relatórios de Incidentes de Ferimentos e Doenças (Formulário 301 da OHSA) e Resumos Anuais Relacionados (Formulário 300A da OHSA); Registros de Lesões e Doenças Relacionadas ao Trabalho (Formulário 300 da OSHA); Registro suplementar para cada lesão ou doença ocupacional (Formulário 101 da OSHA); Registro e Resumo de Lesões e Doenças Ocupacionais (Formulário 200 da OSHA) | O último de (i) 2 anos a partir da data de rescisão do contrato ou (ii) 5 anos após o evento |
| Reclamações Internas e Documentos Relacionados de Trabalhadores Deficientes, Rescisão de Veteranos Deficientes e Veteranos da Era do Vietnã; e todos os documentos relativos à(s) ação(ões) tomada(s) em resposta a tais reclamações | O último de (i) 2 anos a partir da data de rescisão do contrato de trabalho ou (ii) 5 anos após a reclamação |
| Descrições de Cargos, Metas de Desempenho e Revisões; Registros de Penhora | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato de trabalho |
| Acordos de Trabalho | 7 anos após rescisão |
| Exames Médicos Exigidos por Lei | Duração do emprego + 30 anos |
| Folhas de dados de segurança de material ou folhas de dados de segurança (MSDS/SDS) | 40 anos após a data em que a substância foi recebida pela última vez no local de trabalho ou 40 anos após a data da última reclamação, o que for posterior |
| Registros de pessoal ou emprego feitos ou mantidos por um contratado ou subcontratado com pelo menos 150 funcionários ou menos de US$ 150,000 em contratos com o governo federal | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato de trabalho |
| Plano de Pensão e Documentos de Aposentadoria | 5 anos após o vencimento Permanente, se atual |
| Folhas de Recebimento | 1 ano após documento de produção |
| requisições | 1 ano após documento de produção |
| Tabelas salariais; Intervalos para cada descrição de trabalho | 2 anos após a expiração, permanente se atual |
| Sistema de Classificação por Antiguidade ou Mérito | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato de trabalho |
| Relatórios de tempo | 2 anos a partir da data de rescisão do contrato de trabalho |
| Contratos de treinamento, resumos das qualificações dos candidatos, critérios de trabalho, registros de entrevistas e identificação de minorias e candidatos do sexo feminino | Duração da formação + 4 anos
OR 4 semanas após o encerramento do período de inscrição sem permissão e 1 ano após o encerramento do período de inscrição com permissão Documentos gerais sem dados pessoais |
| Registros de Compensação dos Trabalhadores | 40 anos após a rescisão do contrato de trabalho |
| Programa Escrito de Ação Afirmativa (AAP) e Documentos de Apoio | Para o ano AAP imediatamente anterior, a menos que não tenha sido coberto pelo ano AAP |
Uma versão em PDF desta política está disponível disponíveis aqui.