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手順
データ保持スケジュール
データは、1) 法律で定められた期間、または 2) 以下の表に示されている期間のいずれか長い方の期間、保持されます。これらは最小期間であり、Merit の裁量により、データはより長い期間保持される場合があります。
| Data Type | 最短保存期間 |
|---|---|
| 応募書類、履歴書、内定通知書、雇用前テスト、および却下された応募者のテスト結果 | 選考終了から4週間、または応募者の同意があれば選考終了から1年 |
| 従業員の身元調査 | 雇用契約終了後2年 |
| 従業員ごとの福利厚生の説明 | 雇用契約終了後5年 |
| 団体交渉協定 | 現在の限り永久 |
| EEO-1 レポート | 最新の年次申告を保管する |
| 従業員の応募と履歴書 | 雇用契約終了日から2年間 |
| ERISA の対象となる従業員福利厚生プラン (健康および歯科保険、401(k)、長期障害、およびフォーム 5500 に関するプランを含む) | 雇用契約終了後5年 |
| 従業員オファーレター | 従業員の解雇から4年間 |
| 従業員ポリグラフ検査記録 | 契約終了日から2年間 |
| 週次報酬の支払率に関する情報を含む従業員記録; 功績評価、昇進、降格、異動、懲戒、解雇、またはトレーニングの選択に関する記録。 従業員に与えられたテストのコピー; 関連して考慮される身体検査の結果 | 雇用契約終了後5年 |
| 従業員の納税記録 | 納税期日または納付日から7年間 |
| 雇用契約; 雇用契約および解雇契約 | 終了日から7年間 |
| 雇用資格と確認 (I-9 フォーム) | 契約終了日から2年間 |
| 未成年者の雇用—氏名、住所、生年月日。 年齢証明書; 雇用および終了の日付; 毎日の食事時間; 各日および各週の総労働時間。 経過時間ベース以外で支払われる場合の未成年従業員のアウトプット。 および書面によるトレーニング契約 | 契約終了日から2年間 |
| 学生学習者の雇用—雇用申請書、雇用を許可する証明書、および職業の表記 | 契約終了日から2年間 |
| 家族および医療休暇に関する書類 | 契約終了日から2年間 |
| 最低賃金以下の賃金を支払われる障害者労働者 | 契約終了日から2年間 |
| 傷害および疾病事故報告書 (OHSA フォーム 301) および関連する年次要約 (OHSA フォーム 300A)。 業務関連の負傷および疾病の記録 (OSHA フォーム 300); 各職業上の負傷または疾病に関する補足記録 (OSHA フォーム 101); 職業上の怪我と病気の記録と概要 (OSHA フォーム 200) | (i) 契約終了日から 2 年間、または (ii) 事由発生後 5 年間のいずれか遅い方 |
| 障害のある労働者、障害のある退役軍人の解雇、およびベトナム時代の退役軍人からの内部苦情および関連文書。 およびそのような苦情に対応して取られた措置に関するすべての文書 | (i) 雇用契約の終了日から 2 年、または (ii) 苦情申し立て後 5 年のうちのいずれか遅い方 |
| 職務内容、業績目標、レビュー。 飾り付け記録 | 雇用契約終了日から2年間 |
| 労働契約 | 終了後7年 |
| 法律で定められた健康診断 | 勤続年数+30年 |
| 製品安全データシートまたは安全データシート (MSDS/SDS) | 物質が職場で最後に受領された日から 40 年、または最後の苦情の日付から 40 年のいずれか遅い方 |
| 従業員数が 150 人以上、または連邦政府との契約額が 150,000 ドル未満の請負業者または下請業者によって作成または保管された人事または雇用の記録 | 雇用契約終了日から2年間 |
| 年金制度と退職に関する書類 | 満了後 5 年間 現行の場合は永久 |
| 受信シート | 製造文書の 1 年後 |
| 要請 | 製造文書の 1 年後 |
| 給与スケジュール; 各ジョブの説明の範囲 | 有効期限後 2 年間、現在の場合は永久 |
| 年功序列またはメリット評価システム | 雇用契約終了日から2年間 |
| タイムレポート | 雇用契約終了日から2年間 |
| 研修契約書、応募者の資格概要、職務基準、面接記録、マイノリティおよび女性応募者の識別 | 研修期間＋4年
OR 許可なく申請期間を終了してから4週間、許可されて申請期間を終了してから1年 個人データのない一般文書 |
| 労災補償記録 | 雇用契約終了後40年 |
| 書面によるアファーマティブ アクション プログラム (AAP) およびサポート ドキュメント | その時点で AAP 年度に含まれていなかった場合を除き、直前の AAP 年度について |
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